Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Administration (Vollzeit, unbefristet)
Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen!
Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.300 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 12 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.
Zur Unterstützung in unserem Büro in Tübingen suchen wir ab sofort eine
Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Administration (Vollzeit, unbefristet)
IHRE AUFGABEN:
• Selbstständige Erledigung aller allgemeinen Sekretariats-/Assistenzaufgaben der Abteilungsleitung
• Koordination, Abstimmung und Teilnahme externer und interner Termine, Besprechungen, Begehungen und Meetings
• Recherche von Themen und Aufbereitung dieser für die Abteilungsleitung
• Anlauf-/Schnittstelle für Anforderungen der Ansprechpartner:innen aus allen angemieteten Gebäuden an den deutschen Standorten der DKMS gGmbH und der Tochtergesellschaften
• Aktive Mitwirkung bei der internen Raum- und Umzugsplanung sowie Übernahme der Organisation und Unterstützung bei der Koordination von Umbau- und Sanierungs-/Renovierungsmaßnahmen
• Schnittstelle zwischen den Fachbereichen, dem Facility Management und ggf. zu externen Dienstleistern
• Unterstützung bei der Vertragsabwicklung für Dienstleistungs-, Service-, Reparatur- u. Wartungsverträge
UNSERE ANFORDERUNGEN:
• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufm. Bereich
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, gerne in einem handwerklichen (Betriebs-)Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen
• Führerschein Kl. 3
• Sehr gute Umgangsformen sowie Ausdrucksvermögen in der Kommunikation mit internen und externen Gesprächspartner:innen
• Sehr gutes Organisationsgeschick und Zeitmanagement sowie gute Fähigkeiten im Setzen von Prioritäten
• Teamfähigkeit und Hands-on Mentalität
• Selbständige, proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Reisebereitschaft bis ca. 20 Tage/Jahr
WAS WIR BIETEN:
• Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
• Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten
• Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
• Sabbatical-Angebot
• Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
• Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
• Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z.B. Jobrad, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse, etc.)
• Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits
Die DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie und auf Ihre Online-Bewerbung! Bitte beachten Sie, dass wir nur vollständige Bewerbungsunterlagen inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen im weiteren Auswahlprozess berücksichtigen.